Project Description

Hvordan BotXOs automatiserede chat hjalp Venture Cup 

“BotXO har hjulpet os med at innovere vores brugeres engagement og forbedre vores brugertilfredshed. Yderligere, har de hjulpet Venture Cup med at optimere vores tid brugt på administrative opgaver."

"Jeg vil klart anbefale BotXO til enhver.
- Human Shojaee, CEO Venture Cup

Venture Cup er en dansk verdensledende startup organisation for universitetsstuderende. Med forbindelser i Portugal, Island, Kina og Australien og mere end 35 internationale partnere (universiteter, inkubatorer, acceleratorer), har Venture Cup et globalt netværk, hvor målet er at identificere og udvikle fremtidens talenter og teknologi.

Udfordringen

Det var nødvendigt for Venture Cup at forbedre den måde hvorpå de kommunikerede med deres brugere, samt optimere processen for indsamling af data og udvikle en effektiv handlingsplan til at spotte problemerne tidligt og finde øjeblikkelige løsninger.

Mentor Programmet er en service, der leveres af Venture Cup, som matcher nye entreprenører med erfarne erhvervsfolk, der gratis tilbyder deres hjælp og vejledning til startups. Kvaliteten af mentor-mentee-forholdet er en af de vigtigste succesfaktorer i processen, og derfor er det afgørende for Venture Cup kontinuerligt at indsamle tilbagemeldinger for at forbedre tjenesten og hjælpe med at løse eventuelle udfordringer mellem startups og deres mentorer.

Trods de gode intentioner, var det dog svært for Venture Cup at indsamle tilbagemeldinger. Mentorerne har sparsom tid at tilbyde programmet uden for det egentlige arbejde de udfører med de forskellige startups, og derfor var svarfrekvensen lav for de traditionelle undersøgelsesformularer der blev sendt via e-mail.

Samtidig er de fleste entreprenører hovedsagelig i tyverne og reagerer sjældent på sådanne traditionelle undersøgelser.

Medarbejderne hos Venture Cup brugte for meget tid på opfølgning via telefon og e-mail for at få feedback på mentorordningen, før de kunne behandle den indsamlede data.. Derfor tilmeldte Venture Cup sig BotXOs automatiserede chatbot service og samarbejdede med BotXOs Customer Succes hold for at finde måder at:

  • Aktivere hurtig tilbagemelding for at løse problemer her og nu 

  • Øge brugernes feedback rate for at oprette større datasæt

  • Indsamle kvalitetsdata for at forbedre det overordnede Mentorprogram

  • Reducere de administrative omkostninger knyttet til mentorprogrammet

Tilgangen (processen)

MentorBot chatbot blev oprettet på vores automatiserede chat platform og designet med det formål at overtage størstedelen af kommunikationen med brugerne. MentorBot kontakter automatisk og regelmæssigt mentorerne og entreprenørerne og giver derved mulighed for nemt og hurtigt at give feedback for hvordan mentorordningen skrider frem.

I stedet for at brugerne skal downloade en app eller besvare undersøgelser sendt via e-mail, sidder MentorBot i Messenger-appens baggrund og beder kun om brugernes opmærksomhed og input, når det er nødvendigt.

Valget af Messenger som kommunikationskanal blev taget da, det giver mentorer og mentee’er mulighed for at give feedback vedrørende deres individuelle mentorordninger i en samtaleform og kanal de allerede bruger til dagligt.

Da forudsætningen er at kunne give feedback så let som muligt, er samtalen mellem MentorBot og brugeren bygget op af freeform text (fri tekst) og "Quick Reply " (Hurtige Svar) og vist som knapper i samtalen, der fungerer som foruddefinerede svar på spørgsmål fra MentorBot.

Samtalen omhandler og udvikler sig baseret på den feedback, der gives individuelt om mentorordningen mellem mentor og mentee. MentorBot bruger BotXOs teknologi til at behandle data fra samtalerne og automatisk identificere eventuelle tegn på frustration med Mentorship Programmet og hurtigt informere Venture Cup medarbejderne om, at dette kræver øjeblikkelig opmærksomhed. MentorBot bruger også BotXO trigger-funktionen til automatisk at følge op på eventuelle brugere, der ikke gennemfører samtalen.

Key Takeaways:

  • Facebook Messenger til at engagere brugerne der hvor de allerede er

  • Vedvarende menu så brugerne nemt kan navigere rundt i botten

  • Kombiner ‘Quick Reply’ knapper og ‘freeform’ tekst for at gøre det let at kommunikere

  • Dataanalyse i realtid for at evaluere brugerens følelsesmæssige tilstand

  • Personliggør samtalen så brugerne føler, at det er en 1:1 samtale

  • Scripted bot med læringsmuligheder: Gør det nemt at bruge og lære af data inputtet uden at forstyrre brugeroplevelsen

Samtale Tips

Onboarding

Formuler klarer rammer omkring chatbottens formål og hjælp brugerne med at navigere samtalen.

Samtalen

Gør det simpelt at kunne give feedback så brugeren ikke skal anstrenge sig.

Vis Empati

Informer brugerne om at deres feedback er vigtig og lad en medarbejder overtage, når det er nødvendigt.

Trigger

Følg op på samtalen og hjælp dine brugere med at engagere sig.

Resultater

0%
af alle chat samtaler afsluttes med succes 
0 timer
sparret månedligt pr. medarbejder
0%
nedgang i opfølgningsopkald
0%
tilfredshed blandt slutbrugere

Fordelene

Fordele for Medarbejderne

Med vores automatiserede chatløsning fik Venture Cup en ny medarbejder, MentorBot, samt forbedret deres metoder i at kommunikere og indsamle data. Ved at reducere unødvendige telefonopkald til deltagerne og den ekstra tid brugt på dataindsamling formindskede MentorBot de administrative omkostninger, der blev brugt på Mentorprogrammet.

Venture Cups medarbejdere bruger nu den frigjorte tid til at yde bedre service til deltagerne. Dette har forbedret brugertilfredsheden for Mentor Programmet og ført til en mere meningsfuld arbejdsbalance for Venture Cups medarbejdere.

Fordele for Slutbrugerne

Via deres foretrukne kommunikationsapp giver MentorBot brugerne af Mentor Programmet en nem måde at give feedback på.

I deres travle professionelle liv er MentorBot en naturlig og øjeblikkelig måde at forbinde med Venture Cup, og straks vide at medarbejderne hos Venture Cup vil tage sig af eventuelle udfordringer, der måtte opstå undervejs i programmet.

Dette viser bare hvor engagerende dataindsamling kan være, når det gøres gennem enkle samtaler – Du og dine slutbrugere kommer i hvert fald ikke til at savne de gamle undersøgelsesformularer.

Written by Henrik Fabrin.

Want to explore how BotXO can help your business?

See how BotXO can help your business automate customer requests and increase conversion rates.

Book A Demo

or

Get a Free Trial